Fatturazione

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Metodo bolleIl settore relativo alla fatturazione comprende tutte le procedure che vanno dalla compilazione del d.d.t. alla stampa delle fatture, sia differite che accompagnatorie, e delle relative ricevute bancarie.

Durante l'immissione dei ddt è possibile inserire nuovi clienti o nuovi articoli di magazzino e digitare descrizioni aggiuntive delle dimensionalità desiderate. Richiamando un articolo già esistente in archivio ne vengono evidenziati i dati inseriti che si possono confermare o variare.

È inoltre prevista la gestione del FIDO, che viene evidenziata in fase di immissione ddt con un prospetto che elenca la situazione del cliente relativamente al saldo contabile, agli effetti ancora in scadenza, ai ddt non ancora fatturati, ecc. e segnala l'eventuale superamento del limite impostato nell'anagrafe.

C'è la possibilità di imputare spese di ogni genere, sconti differenziati per articolo (anche in cascata), sconti sul totale, maggiorazioni, provvigioni spettanti all'agente.

Non ci sono limiti a livello di righe per ddt o fattura.

Dopo aver richiamato un articolo è possibile ottenerne i dati relativi agli acquisti precedenti che il cliente in oggetto ha effettuato di quel prodotto. Ne vengono evidenziati: data e causale operazione, riferimento al documento, quantità, prezzo lordo unitario ed eventuale percentuale di sconto applicata.

L'immissione dei ddt può avvenire CON o SENZA stampa e ne è prevista naturalmente la ristampa. È possibile creare più archivi a seconda delle necessità: ddt da fatturare, ddt in visione, ddt di reso, ecc.

Con la compilazione del ddt viene automaticamente effettuato lo scarico del magazzino e la memorizzazione delle relative registrazioni. Se lo si desidera, degli articoli facenti riferimento a distinte basi ne vengono scaricati tutti i componenti. È prevista anche la gestione dei ddt a Fornitore.

Prima della stampa delle fatture i ddt possono essere corretti o annullati; le eventuali variazioni vengono automaticamente riportate negli archivi degli articoli e delle registrazioni di magazzino. È previsto un raggruppamento ddt per Cliente e anche per Cliente e Articolo.

La procedura di Gestione Parametri permette di impostare i dati relativi a: - Sistemi di Pagamento; - Periodi di scadenza degli Effetti; - Importo Minimo Stampa Effetti; - Sottoconti di Contropartita per la gestione delle fatture con scarico contabile.

Le spese incasso sulle eventuali Ricevute Bancarie previste nelle condizioni di pagamento del cliente vengono automaticamente calcolate dall'elaboratore e incluse in fattura in base agli archivi predisposti dall'Utente che ne definisce scaglioni e importi.

Nelle anagrafiche, con la procedura che permette di intervenire sui tracciati record, è possibile predisporre dei campi che, in fase di fatturazione, consentono una gestione automatica relativamente a problematiche del tipo: PIÙ RIGHE DI RAGIONE SOCIALE, DESTINAZIONE DIVERSA, MESI DI SOSPENSIONE EFFETTI, GG. POSTICIPO SCADENZA R.B., FIDO, ecc.

La stampa delle fatture può essere eseguita CON o SENZA scarico contabile ed è possibile, oltre alla stampa vera e propria, ottenere la memorizzazione del documento in un file formato .PDF che puo' così essere inviato al cliente tramite e-mail.
Prima di procedere con la stampa definitiva, si può effettuarne una di verifica che consente un agevole controllo dei dati immessi.

Al momento della stampa si può scegliere tra più opzioni:

  • stampare le fatture relative a tutti i ddt presenti in archivio
  • stampare le fatture dei soli ddt compresi entro una certa data
  • stampare le fatture di un solo cliente
  • stampare le fatture dei soli ddt che hanno un codice specifico (che si ha la possibilità di imputare in fase di immissione).

Se la stampa delle fatture viene eseguita CON SCARICO CONTABILE, l'elaboratore provvede automaticamente alla memorizzazione delle opportune registrazioni sia ai fini IVA che CONTABILI.

La fatturazione in valuta non è un problema! È infatti prevista la gestione dei cambi che consente di impostare giornalmente i valori delle monete estere e quindi effettuare una corretta fattura in valuta. Lo scarico contabile viene eseguito in base al cambio specificato.

Al momento dell'incasso di questo tipo di fatture, viene calcolata e contabilizzata in automatico l'eventuale differenza cambi.

Viene inoltre totalmente gestita la problematica relativa agli agenti. Si possono definire più percentuali di provvigione, in relazione agli articoli, ed ottenere la stampa della Distinta.

È prevista la gestione del MATURATO, NON MATURATO e PAGATO che consente all'Utente di ottenere l'esatta situazione nei confronti del rappresentante.

Si può richiedere una stampa analitica della distinta, che indica per ogni fattura tutti gli articoli e le relative provvigioni, oppure una stampa sintetica, che evidenzia il totale della fattura e il totale delle provvigioni.

È inoltre possibile stampare una situazione riepilogativa annua che, mese per mese, indica il fatturato, l'importo provvigioni e la media della percentuale relativa. È anche previsto un riepilogo suddiviso per articolo.

La stampa delle fatture genera automaticamente l'archivio relativo alle Ricevute Bancarie. Esse possono essere visualizzate, corrette, annullate e anche immesse manualmente.

La stampa della Distinta di presentazione degli Effetti è molto flessibile. È infatti possibile utilizzare una serie di selezioni (sulla data, sulla banca d'appoggio, sull'importo, sulla piazza, ecc.) che consente di frazionare la stampa soddisfacendo ogni tipo di esigenza.

Oltre alla stampa della Distinta è possibile memorizzare gli effetti su un file da trasmettere successivamente alla propria banca.
La memorizzazione delle ricevute bancarie consente di ottenere in automatico le relative scritture contabili oltre all'aggiornamento dei relativi dati dello scadenzario.

Quest'ultimo può essere Visualizzato, Corretto o Annullato in qualsiasi momento ed è possibile ottenere una stampa delle scadenze per Periodo, Nominativa , per Tipo di Impegno, Globale, divisa per Rappresentanti, ecc.

Molto interessante è la possibilità di verificare l'esposizione periodica che indica i pagamenti già effettuati e quelli ancora scoperti (perché ancora non maturati oppure non onorati) fornendo un prospetto diviso per mese che indica analiticamente la situazione relativa alla liquidità dell'azienda.

È molto utile la possibilità di poter utilizzare più moduli per la stampa di DdT e/o Fatture soprattutto in caso di gestione di più ditte. Si possono utilizzare sia stampati a modulo continuo che fogli A4. In quest'ultimo caso il programma può stampare automaticamente sia il logo dell'azienda che il lay out del modulo e i dati veri e propri.

Durante l'uso dell'intera procedura sono sempre a disposizione gli "strumenti" da scrivania come il notes, la calcolatrice e l'help a video, che fornisce le istruzioni specifiche sull'utilizzo delle procedure.

Ultimo aggiornamento Giovedì 21 Maggio 2009 16:19