Ora il programma di "immissione nuovo subentro" non accetta date successive all'ultimo giorno della gestione attuale.

Nei programmi di stampa indirizzi/lettere a proprietari/inquilini, è stata aggiunta, al momento della selezione dei nominativi, la possibilità di visualizzare i nomi in ordine alfabetico (la selezione impostata viene memorizzata per tipo di elaborazione e per utente).

Questa modifica è applicata ai seguenti programmi :

1. stampa etichette
2. stampa distinta raccomandate
3. stampa circolare da Word
4. invio e-mail

Per passare dal riordino standard (per numero di proprietà) a quello alfabetico è sufficiente spuntare l'apposito check posto sotto la "Selezione Nominativi".

Il riordino alfabetico mantiene sempre compatti i blocchi di una proprietà (quindi proprietario ed inquilino vengono comunque visualizzati uno sotto l'altro) tranne in caso di "Selezione Nominativi" impostata su "Proprietari ed Inquilini" dove viene rispettato l'ordine alfabetico della globalità dei nomi.

Analogamente a quanto già presente nella Gestione Archivio Anagrafiche, è stata prevista anche nella Gestione Archivio Fornitori la possibilità di ottenere un elenco analitico dei condomìni e relative gestioni in cui un fornitore è stato utilizzato.

Entrando nella procedura sono presenti due pulsanti denominati "Contr.Uso" mediante i quali si ottiene un prospetto che indica il nome del condominio, la gestione e le fatture relative al fornitore su cui è posizionata la linea luminosa (se si è cliccato il primo pulsante) oppure a tutti i fornitori movimentati (se si è cliccato il secondo pulsante).

Nella procedura di immissione registrazioni cassa/banca è stato aggiunto, a sinistra dei pulsanti "registra", "annulla" e "chiudi", il saldo della stessa che viene riportato in rosso qualora risultasse negativo.

Con questa modifica si è fatto in modo di consentire l'immissione di versamenti anche se nella gestione non sono ancora stati confermati e resi definitivi dei preventivi.

Nel caso in cui si immetta un versamento nelle condizioni sopraindicate il programma si comporta in questo modo:

• Non viene ovviamente visualizzata, nel riquadro di destra, la situazione di rate e versamenti già effettuati in quanto le rate ancora non esistono.
• Viene visualizzato in rosso un messaggio che sottolinea l'immissione di un versamento senza aver ancora creato e confermato un preventivo.
• Viene visualizzato, in un riquadro verde, l'eventuale totale di versamenti già effettuati per il proprietario e/o inquilino selezionato.
• Nella procedura di gestione versamenti, quelli così inseriti vengono evidenziati in rosso.

La presenza di versamenti slegati dai preventivi viene segnalata dal programma mediante un apposito messaggio posto sullo sfondo del menù.

In mancanza di preventivi rimangono inibite tutte le procedure che comportano la selezione degli stessi. In presenza di versamenti di qualsiasi genere è impedita la possibilità di modificare la struttura (accorpamenti, blocchi ecc.) del condominio.

La creazione di un preventivo ordinario e la relativa generazione delle rate definitive provvede ad associare automaticamente, al preventivo stesso, tutti gli eventuali versamenti immessi in precedenza.

Relativamente alle disposizioni in essere (in merito al quadro AC del modello unico), le fatture assoggettate a ritenuta d'acconto non devono essere incluse nel prospetto da consegnare all'anagrafe tributaria. Fino alle versioni precedenti del programma l'esclusione era mirata sul fornitore (agendo sull'apposita spunta dell'anagrafica) e non sulla singola fattura.

Potendosi però verificare dei casi in cui lo stesso fornitore emette fatture sia "con" che "senza" ritenuta d'acconto, il programma ora esclude automaticamente dal prospetto le prime.

N.B. tale automatismo viene attuato solo ed esclusivamente se in fase di immissione fatture viene correttamente compilata la parte relativa alla ritenuta d'acconto.

La procedura "Elenco movimenti Cassa/Banca/Fondi" è stata modificata con l'introduzione di un nuovo parametro di selezione che permette di definire se devono essere evidenziati anche i movimenti relativi ai fondi.

In caso di risposta affermativa il programma elenca prima tutti i movimenti di cassa/banca (con i rispettivi totali) e poi tutti i movimenti dei fondi evidenziando nella prima riga il saldo della gestione precedente. Se sono presenti sia movimenti di cassa/banca che di fondi viene evidenziata una riga finale con il totale complessivo.

N.B.: se, a livello di selezioni iniziali, si indica una data di partenza diversa da quella di inizio gestione, non viene stampato il saldo fondi della gestione precedente.

Fino ad ora, nel caso si fosse aperta a tutti gli effetti la nuova gestione (saldi e letture compresi) e in quella precedente fossero rimaste delle fatture da pagare, l'immissione di un movimento cassa/banca con il richiamo di un fornitore non consentiva la scelta di documenti delle gestioni precedenti.

Ora invece, solo però se di ogni fattura è stata correttamente generata la registrazione nello scadenzario, nel momento in cui si inserisce un movimento di prelievo e si richiama un fornitore, il programma propone tra le fattura da pagare anche quelle di gestioni precedenti le cui scadenze risultano "non chiuse" (ricordiamo che una scadenza si considera "chiusa" se ha compilata la "data pagamento"). Tali documenti vengono evidenziati in rosso ed appositi messaggi ne fanno notare la caratteristica. Confermandone il pagamento viene inserita la data nelle relative scadenze che così si trasformano in "chiuse". Facciamo presente che nella gestione precedente le fatture (non le scadenze) rimarranno come "non pagate" in modo da ottenere sempre e comunque una corretta "Situazione Finanziaria".

In fase di apertura "Saldi e Letture" dalla gestione precedente, il programma genera automaticamente anche una registrazione di cassa/banca con il saldo iniziale "segnandola" in modo particolare. Se però tale registrazione viene erroneamente cancellata oppure si inizia l'amministrazione di un condominio gestito in precedenza da altri, si può manifestare la necessità di immettere manualmente questo movimento.

A tale scopo è ora presente, nella procedura "Gestione cassa/banca", un pulsante denominato "Saldo G.P." (abilitato solo se la registrazione di apertura è inesistente) che permette di generare questo movimento. Cliccandoci sopra il programma richiede l'importo del saldo iniziale e quindi provvede a generare la relativa registrazione (come data viene messa quella di inizio gestione, viene creato un versamento o un prelievo a seconda che il saldo sia positivo o negativo e, per meglio evidenziarlo, viene visualizzato in un colore diverso).

Prevista la possibilità di creare un apposito archivio per l'immissione di registrazioni inerenti la costituzione e movimentazione di uno o più fondi di riserva. Lo scopo è quello di poter indicare, condominio x condominio, quanti dei soldi presenti nella cassa/banca sono "vincolati" e "perché". Se un condominio, ad esempio, ha il portiere assunto come dipendente, potrebbe essere utile "parcheggiare" una parte della liquidità a titolo di "accantonamento TFR". Oppure si può manifestare la necessità di identificare eventuali apporti richiesti ai condòmini a titolo di "deposito cauzionale".

Per gestire queste nuove informazioni si utilizzano le apposite procedure presenti su "Dati"-"Gestione Cassa/Banca - Fondi".

• Gestione Fondi : permette di creare/correggere o annullare, condominio per condominio, i fondi da gestire. Se da questa finestra si entra nel fondo vengono elencate tutte le movimentazioni in esso presenti (in grigio quelle al di fuori della gestione in corso, in verde gli incrementi, in rosso i decrementi).
• Immissione movimenti fondo : permette di inserire nei fondi i movimenti di incremento o decremento (corrispondenti a versamenti o prelievi dal fondo). Le registrazioni sono semplici e costituite da una data, una descrizione, dal tipo di movimento e dall'importo. La somma di tutti gli incrementi defalcata da quella di tutti i decrementi evidenzia il saldo del fondo.

Prevista la possibilita', nella procedura di "immissione manuale dati subentri", di ridimensionare la finestra con relativo salvataggio delle coordinate impostate.

E' stato inoltre risolto un problema per cui, in presenza di molte tabelle millesimali extra, non era possibile "raggiungere" le ultime che non erano visibili a causa della finestra troppo piccola e della mancata gestione dello scroll.

Nella procedura di stampa del rendiconto si è fatto in modo che i subentri della gestione precedente siano evidenziati diversamente da quelli della gestione attuale.

In pratica i nominativi relativi ai subentri hanno la lettera "i" o "p" (della colonna "p/i") preceduta dal simbolo "»" se di gestioni precedenti o dal simbolo del "maggiore" se della gestione attuale.

E' stato introdotto il seguente controllo nella fase di generazione rate: poichè è possibile eseguire tale procedura anche senza aver fatto l'apertura dei saldi, nel caso ci si trovasse in questa situazione viene effettuata una richiesta di conferma prima di procedere con le rate definitive.

La richiesta non è bloccante ma, quantomeno, segnala una situazione di "attenzione". Se si decide comunque di procedere, il programma evidenzierà sullo sfondo del menù un messaggio permanente per ricordare che nella gestione attuale sono state generate le rate senza aver effettuato l'apertura dei saldi.

In fase di Preventivo e Rendiconto il parametro "Contaore Riscaldamento rapportato ai millesimi" consente di rapportare le "ore" ai "millesimi di riscaldamento" per la determinazione di un consumo più equilibrato. In pratica il risultato di [(contaore finale - contaore iniziale) x mm.riscaldamento] viene preso come riferimento per il calcolo dell'addebito della quota di riscaldamento a carico del contaore.

Da questa versione del programma è stata introdotta una nuova possibilità da applicare nel caso esista un vero e proprio coefficiente di rapporto contaore di riscaldamento diverso dai millesimi di riscaldamento stessi. A tale scopo è stato aggiunto, nella sezione "Dati numerici/letture" della Gestione Proprietà, un nuovo campo denominato "Coeff. moltiplicativo Contaore" per l'inserimento dell'opportuno dato.

Quindi, tra i parametri di ripartizione presenti su Preventivi e Rendiconti, la richiesta "Contaore Riscaldamento rapportato ai millesimi" è stata modificata in "Contatore Riscaldamento" con le seguenti possibilità di scelta:

• Utilizzo normale (consumo = contaore finale - contaore iniziale);
• Rapportato ai millesimi (consumo = [(contaore fin. - contaore iniz.) x mm.risc.]
• Rapportato al coefficiente (consumo = [(contaore fin. - contaore iniz.) x coefficiente]

Se l'opzione selezionata è diversa da "utilizzo normale" le intestazioni delle colonne nelle stampe sono state così modificate:

• se si è scelto "Rapportato al coefficiente" e si è optato per la stampa dei consumi, viene stampata anche la colonna con il coefficiente;
• la colonna relativa al "consumo" non è intestata semplicemente "Consumo Contaore" ma, rispettivamente, "Consumo Ore x Mill." o " Consumo Ore x Coeff.".

Questa procedura ha subito due grosse modifiche dovute all''introduzione dell'archivio fondi e alla predisposizione di un prospetto "sintetico".

Situazione Finanziaria Analitica: se è stata spuntata la richiesta "stampa saldo cassa/banca", l'importo del saldo gestione precedente viene evidenziato separatamente da quello di entrate e uscite della gestione in corso. Inoltre, in presenza di Fondi, ne vengono riportati i relativi valori anch'essi suddivisi tra saldo gestione precedente ed entrate/uscite gestione attuale. In pratica:

                                            Entrate  Uscite
Saldo Cassa/Banca gestione precedente
Movimenti gestione attuale
Saldo Cassa/Banca a credito (o debito)

Saldo Fondi gestione precedente
Movimenti gestione attuale
Saldo finale Fondi

SALDO COMPLESSIVO A CREDITO (O DEBITO)

Situazione Finanziaria Sintetica: si tratta di un prospetto che mette in risalto i valori di entrate, uscite, debiti e crediti del condominio. Per una congruità di esposizione è assolutamente necessario aver tenuto tutta la gestione con estrema precisione (ad esempio aver sempre legato l'immissione di una spesa ad un fornitore e, di conseguenza, aver richiamato il fornitore anche al momento della registrazione del movimento cassa/banca relativo al pagamento). Questa stampa è suddivisa in due sezioni:

1. Entrate e Uscite
   1. Entrate:
   1. Saldo Gestione Precedente = saldo finale della gestione precedente di tutte le proprietà
   2. Totale Versamenti = totale dei versamenti della gestione
   3. Incrementi Fondi = totale degli eventuali incrementi dei fondi effettuati nella gestione
   2. Uscite:
   1. Spese di gestione = totale delle spese di gestione (amministratore compreso)
   2. Spese Personali/Individuali = totale delle personali e individuali addebitate nella gestione
   3. Interessi di Mora = Interessi di mora addebitati nella gestione
   4. Decrementi Fonti = totale degli eventuali decrementi dei fondi effettuati nella gestione
2. Crediti e Debiti
1. Crediti:
1. Cassa/Banca = saldo globale della cassa/banca (fondi compresi)
2. Crediti v/condòmini = valore ricavato dal rendiconto e pari al totale dei saldi negativi della gestione (importo che il condominio deve avere dai condòmini)
2. Debiti:
1. Fondi = totale dei fondi
2. Debiti v/condòmini = valore ricavato dal rendiconto e pari al totale dei saldi positivi della gestione (importo che il condominio ha incassato in più dai condòmini)
3. Debiti v/fornitori = totale ancora da pagare delle fatture che hanno indicato un fornitore valido.

In fase di "Preparazione Stampa" di un tabulato Archivio Gestioni è ora possibile aggiungere anche le seguenti colonne:

• Totale cassa/banca
• Saldo gestione precedente
• Totale fatture ordinarie
• Totale fatture straordinarie
• Totale versamenti ordinari
• Totale versamenti straordinari
• Totale preventivo ordinario
• Totale preventivi straordinari
• Totale rendiconto ordinario
• Totale rendiconti straordinari

Aggiornati i dati in base alle ultime specifiche presenti nel sito della Banca d'Italia.

E' stata migliorata la procedura di "cambio condomino attivo" i cui punti più rilevanti sono:

1. Nella finestra di selezione è visibile un maggior numero di condomini.
2. Viene immediatamente evidenziato se in un condominio sono stati attivati "scadenzario" e "gestione ritenute acconto" (tramite appositi simboli posti in fianco al nome)
3. Sono stati sensibilmente aumentati, nel riquadro delle gestioni, i dati visibili. Si evidenziano infatti:
   1. Saldo della gestione precedente
   2. Saldo della cassa/banca
   3. Totale Preventivo, Fatture, Versamenti, Rendiconto della gestione ordinaria
   4. Totale Preventivi, Fatture, Versamenti, Rendiconti delle gestioni straordinarie
4. E' stata prevista la possibilità di cambiare il condominio operativo senza dover per forza chiudere tutte le finestre (ad esempio lo si può cambiare anche se ci si trova in gestione fatture, versamenti ecc.).

Per agevolare l'operatore nel capire in che situazione si trova la gestione attiva di un condominio, è stato aggiunto uno specchietto riepilogativo che viene evidenziato sullo sfondo del menù in basso a destra (sopra il pannello con la versione del programma). In questo riquadro vengono indicati i dati del condominio e della gestione (in rosso se è già stata chiusa) oltre che le seguenti fasi di avanzamento (riportate in "grigio chiaro" se non effettuate):

• apertura
• preventivo
• generazione rate
• rendiconto
• chiusura

Qualora si sia posizionati nella gestione di un condominio già chiusa viene evidenziato, in alto a sinistra, un riquadro con la scritta "ATTENZIONE! SI STA OPERANDO IN UNA GESTIONE CHIUSA" in modo che si valuti con cognizione di causa le operazioni che ci si sta apprestando ad effettuare. Cliccando con il mouse su questo messaggio è possibile aprire velocemente la finestra per il cambio del condominio attivo.

Aggiornati i dati in base alle ultime specifiche presenti nel sito della Banca d'Italia.

Questa nuova procedura permette di esportare in modo integrale un condominio (comprese tutte le sue anagrafiche) al fine di poterlo reimportare in un altro archivio. Ciò consente a due o più amministratori che utilizzano il ns. programma di scambiarsi tra loro gli archivi dei condomìni gestiti. Il condominio esportato si porta dietro tutte le anagrafiche e i fornitori in esso utilizzati unitamente a tutta la sua "storia" (quindi tutte le gestioni).

Il problema maggiore nella realizzazione di questa procedura è stato quello relativo alle anagrafiche in quanto si è dovuto tener conto che se un fornitore o una anagrafica è già esistente nel database di destinazione, il programma deve ricollegare tutte le proprietà, le fatture, i versamenti ecc. a tale anagrafica/fornitore e non crearne una nuova con lo stesso nome. Si comprende bene che la difficoltà reale è stata quella di identificare in maniera univoca il nominativo. Per quanto riguarda i fornitori, se è compilato il campo C.F./P.I., è su questo dato che viene effettuato il confronto; per quanto invece riguarda i nominativi delle proprietà (ed eventualmente dei fornitori privi di C.F./P.I.) le anagrafiche vengono confrontate in base un algoritmo di decodifica basato su codici HASH calcolati su nome, città e indirizzo che, nei limiti del possibile, tiene in considerazione anche delle eventuali differenze di digitazione quali simboli di punteggiatura, spaziature, nomi composti ecc. Si è così arrivati al risultato che lo stesso nome, anche se digitato in maniera diversa, viene riconosciuto dal programma come uguale.

Esempio:
ROSSI ROSA MARIA
VIA DEI FIORI 123
20100-MILANO (MI) viene considerato uguale a

ROSSI ROSA MARIA
VIA DEI FIORI 123
20100 MILANO MI e uguale a

ROSSI ROSA MARIA
VIA DEI FIORI, 123
20100 MILANO-MI e ancora uguale a

ROSSI MARIA ROSA
VIA DEI FIORI 123
20100 MILANO (MI)

Quindi, se nello scambio di un condominio il nome di cui sopra è presente sia nel database di esportazione che in quello di importazione ma digitato in maniera diversa, il programma lo riconosce e non crea l'anagrafica doppia.

Le procedure relative a questa nuova funzione sono presenti nel menù "Utilità - Import/Export Condominio Attivo", e denominate:

• Esportazione condominio per altro amministratore: estrapola dal database corrente i dati del condominio attivo e li memorizza in un apposito file ZIP. Entrando nella procedura il programma chiede la "cartella" nella quale esportare i dati (tale informazione viene memorizzata per le volte successive) e quindi provvede a creare un file .ZIP denominato con il nome del condominio in esportazione. Tale file sarà poi utilizzato per l'importazione in un altro database.
• Importazione condominio da altro amministratore: crea un nuovo condominio nel database corrente e vi inserisce i dati presenti nel file .ZIP esportato con la procedura di cui sopra. Viene chiesta la cartella dalla quale prelevare il condominio e, qualora siano presenti più files .ZIP di condomini diversi, viene visualizzata una finestra riepilogativa con tutti quelli trovati dalla quale si sceglie quale importare (uno alla volta). Dopo tale specifica il programma esegue l'importazione vera e propria dei dati. Ricordiamo che viene sempre e comunque creato un nuovo condominio e mai sovrascritto uno di quelli presenti in archivio.

N.B. Prima di eseguire un'operazione di import/export tra due elaboratori ci si deve accertare che in entrambi i computers sia presente la stessa versione del programma condomini.

Nel menù Utilità e' stata aggiunta una procedura denominata "Associazione Stampanti" che permette di legare ad un determinato tracciato di etichette una specifica stampante. In questo modo, anche se la stampante predefinita di Windows è un'altra, nel momento in cui si stampano le etichette esse confluiranno automaticamente in quella qui definita.